หลัก นวัตกรรม ความไม่พอใจ: อย่าเริ่มอีเมลด้วย 'ฉันหวังว่าสิ่งนี้จะพบคุณได้ดี'

ความไม่พอใจ: อย่าเริ่มอีเมลด้วย 'ฉันหวังว่าสิ่งนี้จะพบคุณได้ดี'

ข้อความอีเมลจำนวนมากหลุดลอยไปในทางที่ผิดJoe The Goat Farmer / Flickr



หลายคนที่ฉันไม่รู้จักเริ่มอีเมลด้วยการทักทายแบบตะแกรง ฉันหวังว่าคุณจะสบายดี คำตอบตามปกติของฉัน: ใช่…ฉันไม่รู้จักคุณ และฉันดีพอที่จะลบอีเมลของคุณโดยไม่ต้องอ่านเพิ่มเติม

และจากผลการสำรวจอย่างไม่เป็นทางการ หลายคนก็รู้สึกแบบเดียวกัน

Catharine Hamm บรรณาธิการการเดินทางของ Los Angeles Times ผู้ที่ได้รับการเสนอชื่อนับไม่ถ้วนจากผู้ร่วมให้ข้อมูลและตัวแทนประชาสัมพันธ์ที่คาดหวัง ฉันหวังว่าคุณจะได้รับอีเมลที่ดี โดยพระคุณของพระเจ้าที่ฉันหายดี แต่ถ้าฉันไม่อยู่ล่ะ เธอถาม. ฉันแน่ใจว่าฉันจะโกรธเหมือนกัน…กับคนเหล่านี้ ฉันพูดแบบนี้: การสร้างความสัมพันธ์หมายถึงการช่วยฉันทำงาน ไม่ได้ถามว่าฉันเป็นอย่างไร มันหมายถึงการเข้าใจตลาดของฉัน ไม่ใช่การพยายามเข้าใจจิตใจของฉัน มันหมายถึงการระบุและตอบสนองความต้องการด้านวารสารศาสตร์ของฉัน ไม่ได้ช่วยให้ฉันพบศูนย์กลางส่วนตัวของฉัน

Barbara Teszler ซีอีโอของ Teszler PR ในเมืองซานตา โมนิกา รัฐแคลิฟอร์เนีย กล่าวเปิดด้วย ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบว่าคุณสบายดี อยู่ที่นั่นด้วยการโทรเย็นที่เริ่มต้น อย่าวางสายหรืออีเมลที่ทำเครื่องหมายข้อมูลสำคัญเป็นสีแดงบนซองจดหมาย (ข้อมูลสำคัญคือคุณได้รับการอนุมัติล่วงหน้าสำหรับเครดิต บัตรกับบริษัทที่คุณไม่สนใจน้อยกว่า) ผู้คนเลือกใช้ 'ฉันหวังว่าคุณสบายดี' เพื่อสร้างความสัมพันธ์ส่วนตัว—มันฟังดูราวกับว่าคุณได้พบบุคคลนี้แล้ว และการเพิกเฉยหรือปฏิเสธคนที่คุณพบด้วยตนเองนั้นหยาบคายมากกว่าการเพิกเฉยต่อคนแปลกหน้า ไม่เคยพบกันมาก่อน ดังนั้น อีเมลในทางทฤษฎีของคุณจึงมีแนวโน้มที่จะถูกอ่านในลักษณะนี้มากขึ้น แต่กลับรู้สึกว่าเป็นความคิดที่ไม่จริงใจและไม่จริงใจ

Mike Plugh รองศาสตราจารย์ด้านการสื่อสารที่ Manhattan College เชื่อว่าคำทักทายเหล่านี้เกี่ยวข้องกับการตีความของผู้รับมากกว่าผู้ส่ง ถ้ามีคนเขียนว่า 'ฉันหวังว่าคุณจะมีสัปดาห์ที่ดี' หรือ 'ฉันหวังว่านี่จะพบคุณได้ดี' มีโอกาสที่คุณจะมีสัปดาห์ที่แย่มากหรือว่าคุณอยู่ไกลจาก 'ดี' แต่การยอมรับซึ่งกันและกัน มนุษยชาติเป็นข้อความที่แท้จริง แทนที่จะเป็นความหวังที่เป็นรูปธรรม Plugh กล่าว เหตุผลที่การทักทายที่เป็นมิตรเหล่านี้อาจดูไม่จริงใจเพราะพวกเขาจ้องมาที่เราจากหน้าจอสีขาวซึ่งไม่มีตัวตนโดยเนื้อแท้

สมัครรับจดหมายข่าวประจำวันของผู้สังเกตการณ์ เซิร์ฟเวอร์อีเมลแสดงการแจ้งเตือนสแปมหรืออีเมลที่ไม่ต้องการภาพ: Ian Waldie / Getty Images



McClain Watson ผู้อำนวยการโครงการสื่อสารทางธุรกิจใน Naveen Jindal School of Management ที่ UT Dallas บอก ผู้คนจำเป็นต้องแบ่งเบาภาระ หากประโยค 'ฉันหวังว่าคุณสบายดี' ในอีเมลกระตุ้นการตอบสนองทางอารมณ์จากคุณ ประโยคนั้นก็ได้ทำหน้าที่ของมันไปแล้ว วัตสันกล่าว น้ำเสียงของอีเมลรายวันส่วนใหญ่ของเรานั้นเป็นแบบขั้นตอน เชิงธุรกรรม และฟังดูเหมือนเขียนโดยซอมบี้สำหรับซอมบี้ ความท้าทายสำหรับพวกเรา เช่น ฉัน ที่ต้องการเขียนอีเมลถึงมนุษย์ด้วยหัวใจที่เต้นแรง คือการหาวิธีสร้างความสัมพันธ์อันดีกับผู้อ่าน เพื่อให้อีเมลของเราถูกอ่านด้วยเสียงของมนุษย์ 'ฉันหวังว่าคุณสบายดี' อาจไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดในการบรรลุเป้าหมายนั้น แต่มักจะทำงานได้ดี

ผู้เชี่ยวชาญด้านมารยาท Brooke Straiton แนะนำให้เขียนอีเมลย้อนหลัง ประโยคแรกของคุณควรสรุปความต้องการหรือเจตนาของอีเมลของคุณ เธอกล่าว วิธีนี้ทำให้บางคนรู้ตั้งแต่แรกว่านี่คืออีเมลที่ต้องได้รับการแก้ไขอย่างเร่งด่วน ยื่นออกไปเพื่อเป็นข้อมูล หรือการดำเนินการใดๆ ก็ตามที่เหมาะสม หากคุณต้องการเพิ่ม 'niceties' ทิ้งไว้ในตอนท้าย

Jill Tipograph ผู้ร่วมก่อตั้ง อาชีพในระยะเริ่มต้น ซึ่งเป็นที่ปรึกษาที่ช่วยให้คนหนุ่มสาวได้ฝึกงานหรือได้งานแรก ยอมรับว่าเป็นการยากที่จะก้าวเข้าสู่ธุรกิจโดยตรง ดังนั้นการหาแนวทางที่ถูกต้องจึงเป็นสิ่งสำคัญ ต้องสร้างบุคลิกภาพและความจริงใจของคุณ คุณต้องหาสิ่งที่สะดวกสบายและยอมรับได้ในแง่ของวิธีการ ไม่ใช่ขนาดเดียวที่เหมาะกับทุกคน ทุกสถานการณ์แตกต่างกัน วิธีการดังกล่าวควรสะท้อนถึงความสูงและ/หรือภาพที่คุณสามารถหาได้ทางออนไลน์

###

Pitch Perfect: วิธีที่มีประสิทธิภาพในการเริ่มอีเมล

The Braganca ขอให้ Jill Tipograph เสนอเคล็ดลับในการปรับปรุงอีเมล:

ฉันหวังว่าอีเมลนี้พบว่าคุณควรสำรองไว้สำหรับการโทรศัพท์หรืออีเมลติดตามผลเพื่อแนะนำตัว หากคุณยังไม่รู้จักบุคคลนั้น วิธีที่ดีที่สุดคือใช้วิธีอื่น

ความจริงใจต้องเป็นของจริง หรือไม่ไปในทางนั้น เป็นมืออาชีพไม่ไม่เป็นทางการ ลองนึกถึงการซื้อการ์ด: คุณจะส่งการ์ดที่จริงใจหรือเกินจริงไปให้คนที่คุณไม่รู้จักไหม

ผิดพลาดในด้านอนุรักษ์นิยมในการเข้าใกล้ เริ่มอีเมลกับ Dear Mr./Ms./Dr.; ย้ายไปใช้ชื่อบุคคลเฉพาะเมื่อมีการสร้างความสัมพันธ์หรือสายสัมพันธ์ Hi or Hey ธรรมดาเกินไป ใช้ชื่อที่ถูกต้อง: หากชื่อของพวกเขาคือ Robert อย่าเรียกพวกเขาว่า Bob ในอีเมลเริ่มต้น

อย่าพูดถึงผู้อ้างอิง (หากคุณได้รับอนุญาต)—เริ่มต้นด้วยชื่อของบุคคลนั้นในหัวเรื่องและบรรทัดแรกเสมอ นั่นคือทรัพย์สินของคุณ เรียน (ว่าง)—ฉันถูกเรียกโดย (ว่าง) ซึ่งคิดว่าคุณเป็นคนที่ติดต่อได้ดี (เปล่า)

เข้าหาผู้คนโดยใช้ศัพท์เฉพาะทางอุตสาหกรรม—คนที่อยู่ในสายงานสร้างสรรค์จะพูดแบบหนึ่ง ในขณะที่พูดแบบอื่นในด้านการธนาคาร แต่ในกรณีใด ๆ ก็ควรที่จะไม่สุดโต่ง อุตสาหกรรมที่แตกต่างกันมีมาตรฐานที่แตกต่างกัน

ใช้หัวเรื่องอีเมลที่น่าสงสัย ผู้คนจะไม่รบกวนการอ่านอีเมลจริงหากหัวเรื่องไม่โดนใจ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีความเกี่ยวข้อง มีเหตุผล และให้เหตุผลแก่ผู้อื่นในการเปิด ทุกวันนี้มีสแปมมากมาย ดังนั้นการใส่ความสนใจร่วมกัน สถาบันเก่าหรือบุคคลที่แนะนำคุณจึงมีความสำคัญและมีค่า

ส่งอีเมลติดตามผล อีเมลฉบับแรกมักไม่ได้รับการอ่าน สร้างความแตกต่าง: ฉันหวังว่าคุณจะมีสัปดาห์ที่ดีและต้องการติดตามผลทางอีเมลเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว

Peeves สัตว์เลี้ยง

หลีกเลี่ยงอิโมจิเพราะสามารถสร้างความประทับใจแรกพบที่ผิดพลาดได้

อย่าพูดถึงใครโดยไม่ได้รับอนุญาต

อย่ากำหนดชื่อเล่นให้กับบุคคล เรื่อง: ผู้สำเร็จการศึกษาจากวิทยาลัยคนล่าสุดได้ติดต่อ Jill ทางออนไลน์และพูดว่า 'เฮ้ จิลลี' ไม่มีใครเรียกฉันว่าจิลลี่ตั้งแต่ฉันยังเป็นเด็ก มีเพียงสามีที่คบกันมาหลายปีเรียกฉันด้วยความรักเป็นครั้งคราว เธอกล่าว ฉันถูกเลื่อนออกไปมาก

หลักฐานสามประการ—เป็นเรื่องน่าอายที่เห็นการสะกดผิดและการใช้ไวยากรณ์ไม่ถูกต้อง—โดยเฉพาะอย่างยิ่งชื่อหรือบริษัทที่ไม่ถูกต้องของบุคคล (คิดว่าการสมัครของวิทยาลัย เช่น ชื่อวิทยาลัยในเรียงความไม่ถูกต้อง)

อย่าขอคำแนะนำฟรีหรืองานโดยไม่ให้สิ่งที่มีค่าเป็นการแลกเปลี่ยน ที่แน่วแน่มากเกินไปและปิด

บทความที่น่าสนใจ